WEB会議に役立つ名刺管理ソフト「Eight」

最近はオンライン会議が主となってきています。新型コロナウイルス感染症の流行を抑制するためにWEB会議の導入する企業も多く、社員の健康や安全を守りながら、事業を継続させるための手段としてもWEB会議は改めて注目が集まっています。

今回は、そうした背景を踏まえ、WEB会議の際にも役立つ、名刺アプリEightの「オンライン名刺交換機能」の活用方法をご紹介したいと思います。

名刺アプリEight(説明)
Eightは、無料で使える個人向けの名刺アプリです。スマートフォンで名刺を撮影するだけでデータ化され、手間なく名刺管理ができます。データ化の速度と正確性には定評があり、2012年のサービス開始以来、高精度の読みとり技術は、常に進化を続けています。名刺交換をした相手もEightを利用していれば、あなたのビジネスネットワークに加わります。異動や昇進などで名刺が変わった際には通知が届き、「近況の投稿」や「メッセージ」で情報交換も可能に。日々の仕事の出会いが、新たなビジネスの可能性につながります。

WEB会議時にも名刺交換をしたい

社外とのWEB会議で「初めまして」の挨拶をするとき、口頭で済ませるケースが多いのではないでしょうか。名刺交換のないビジネスの出会いはどこか味気ない気がします。

名刺は、アイスブレイクのきっかけとして最適なツールです。名刺のデザインや、オフィスの住所などから、話題を見つけている方もいらっしゃるでしょう。

Eightの「オンライン名刺交換機能」を使ったら、いつもの商談の始まりを、そのままオンラインで再現できます。

さらに、「オンライン名刺交換機能」は打ち合わせが終わった後のコミュニケーションにも役立ちます。相手の名刺情報にすぐにアクセスできるだけではなく、いつ名刺交換したかも記録として残るため、次に連絡をとるタイミングの参考になります。また、部署異動や昇進、転職などで名刺が変わったときに通知が届くため、一度名刺を交換したら、その後も関係を構築していくことができます。

Eightの活用方法

オンライン名刺交換機能の活用方法

活用方法は主に2つあります。ご利用のシーンに応じて、ぜひ使い分けてみてください。

相手もEightを使っていれば

相手もEightを使っていたら、会社名・氏名・電話番号などで相手の名刺を検索し、「名刺交換リクエスト」を送れます。相手がリクエストを承認したら、Eightでつながり、互いのプロフィールを閲覧できます。最新の名刺情報に加え、職歴なども見られるため、相手を知るためのきっかけになります。

この画面は、ホーム画面左上の検索窓で名刺を探し、名刺交換リクエストを送れる画面です。この例はPC版Eightで操作した場合のイメージです。名刺の検索について、詳しくはヘルプをご参照ください。

リクエストを受けとり、承認する側のイメージ

手から名刺交換リクエストが送られてきたら、左メニューの「お知らせ」に通知が届きます。通知を確認して、リクエストを承認してください。

これまで対面でのコミュニケーションが当たり前だったビジネスシーンが変わりつつある今、オンライン名刺交換をはじめとしたITの仕組みを活用し、ビジネスを進めていくことで、有事も乗り越えていきましょう。

まとめ

オンラインのWEB会議が広まりつつありますが、ビジネスでは名刺交換もツールです。

WEB会議になってからも名刺交換ができるように「Eight」というツールも活用できそうです。

GoogleChromeリモートデスクトップを設定してみた

在宅ワークなどで使える機能だと思っているGoogleChromeリモートデスクトップを実際に設定してみました。以外と簡単に設定できたのでみなさんも参考にしてみてください。

GoogleChromeリモートデスクトップ基礎

Chrome リモート デスクトップを使うと、パソコンやモバイル デバイスからインターネット経由で、他のパソコンにあるファイルやアプリケーションにアクセスできます。

Chrome リモート デスクトップはパソコン上でウェブを介して使用できます。モバイル デバイスでリモート アクセスを行うには、Chrome リモート デスクトップ アプリをダウンロードする必要があります。

リモートということが理解できましたか?

自宅に居ながら、会社のパソコンに接続できるということですね。

では早速設定していきましょう。

大前提として(前準備)

GoogleChromeがインストールされていること

Gmailアカウントを持っていること

これが前提になりますので注意してください

以下手順です。

そうすると、下の画面がでてきます

remotedesktop.google.com/accessをコピーしてアドレスバーに張り付けてください

↓をクリックしダウンロードしてください

同意してインストールをクリックしてください

ダウンロードしたファイルを開くことの許可を聞かれます「はい」をクリックしてください

パソコンの名前は(画像は加工しています)そのまま「次へ」をクリックしてください

任意のPINコード(6ケタ以上)を入力して起動をクリックしてください。

この作業をリモートする側(自宅)・リモートされる側(会社)でする必要があります!!

リモート接続してみよう!

GoogleChromeを起動します。

GoogleChrome起動すると、右上んにアイコンができていますので、このアイコンをクリックします

上段にでているものが接続先パソコン・下段にでているものが接続元のパソコンです。左上の緑のアイコンをクリックしてください。※画像加工していますが、パソコン名が表示されているはずです。

先ほど入力したPINコードを入力してください

これで接続は成功するはずです!!

この画面がでてきます。これで成功!!

まとめ

GoogleChromeデスクトップの設定をしてみましたが、GoogleChromeがインストールされていてGmailアカウントがあれば1台5分程度で設定はできると思います。そんなに難しくはなかったですし、仕事以外にもつかるかもしれませんね。

※注意としてセキュリティなどを考慮してGoogleChromeを最新バージョンにしておいてください。

【取説】世界中で使われるビデオ会議システムZoomの使い方[基本編]

テレワークの導入により、スタッフ同士が直接接触するミーティングは減りましたが、オンライン上でのコミュニケーションは増えましたね。

高いシェア率を誇るビデオ会議システム「Zoom(ズーム)」を活用している方も多いのではないでしょうか。Zoomは、有償版では最大1000人、無料版でも100人まで参加できるビデオ会議システム。権限をもつ主催者(ホスト)が、メンバー全員や指定した1人に発言権を与えて、画面を共有しながら会議を進めることができます。

使い方もシンプルで、ミーティングの主催者が招待URLを発行すれば、すぐに参加できます。参加者は指定の時間に招待URLをクリックするだけ。対応デバイスもパソコン、タブレット、スマートフォンといつものデバイスに対応でWindows/Mac両用。場所を選ばずにミーティングができる使いやすさは、まさにテレワーク向けといえますね。

様々なビデオ会議システムがありますが、今回はZoomの使い方[基本編]としてご紹介していきます!!

目次

  • Zoomの主な機能
  • Zoomの使い方
    • ミーティングを開催する
    • ミーティングを終了する
    • ミーティングに招待する
    • ミーティングに参加する
  • Zoom有料版プラン
  • まとめ

Zoomの主な機能

Zoomはテレビ会議と同様にビデオと音声を使って、遠隔ユーザーとのコミュニケーションを可能にするビデオ会議システムです。Zoomには、ビジネスシーンで役立つ様々な機能が詰まっています!!

  1. 最大1,000人まで参加可能(有償版)
  2. 画面共有、書き込み
  3. プレゼンテーション
  4. 音声や映像の共有
  5. チャット機能
  6. ホワイトボード
  7. 画面録画
  8. 会議内容のクラウド保存
  9. カレンダーと同期
  10. バーチャル背景

Zoomの使い方

Zoomの利用にあたり、Webカメラ・マイク・スピーカーがあればOKです。ほとんどのPCにはこれらのデバイスが備わっている場合が多いので、基本的には何も用意せずにそのまま使えます。それでは早速、使い方を解説していきます。

ミーティングを開催する

Zoomの最大の魅力は、使いやすさです。初めて使用する人でも、簡単にWeb会議を開催・参加することができます。招待されたミーティングに参加するだけであれば、アカウント登録もアプリインストールも不要です。招待者はメールに記載されている招待URLをクリックするだけ。ここでは、自分が主催者(ホスト)となる場合を想定し、アカウントの登録(サインアップ)から、ミーティングの開催方法を説明します。

サインアップ
まずは、ZoomのWebサイトにアクセスしましょう。そして、Webサイト右上の「無料でサインアップ」をクリック。

サインアップ方法を選択します。
・仕事用メールアドレスでサインアップ
・Googleでサインイン
・Facebookでサインイン

サービス規約を確認して問題がなければ、「アカウントの作成」をクリック。
これでサインアップは完了です。

ミーティングを開催する
右上の「ミーティングを開催する」にカーソルを乗せると、「ビデオはオフ」「ビデオはオン」「画面共有のみ」がドロップダウン表示されます。
ビデオはオフを選ぶと音声のみ、ビデオはオンを選ぶとビデオ通話、「画面共有のみ」は主催者の画面共有のみでビデオ会議を開催します。ミーティングの開始後も共有設定は変更可能です。

初回の利用時はZoomアプリのインストールが必要です。自動でダウンロードが始まるのでインストールしましょう。インストールが完了するとアプリが立ち上がります。ミーティングを主催する場合には、再度サインインをしてください。「新規ミーティング」をクリックしてミーティングを開催します。

ミーティングを終了する

Zoomでのミーティングを終了する際は、右下の「ミーティングの終了」をクリックします。
ミーティング自体を終了する場合は「全員に対してミーティングを終了」。自分だけ抜ける場合には、別の人にホストを割り当ててから「ミーティングから退出」をクリックします。

ミーティングに招待する

Zoomミーティングへの招待には、画面から「招待」をクリックします。

招待URLの「URLのコピー」をクリックすると、ミーティングのURLがコピーされます。ミーティングに参加してもらう場合には、チャットツールなどでこのURLを共有すればOKです。ミーティングのURLはGmailなどのメールでも共有できます。「招待のコピー」をクリックすると、URLだけではなくMeeting IDやPasswordもまとめてコピーできるのでメールを送る際に便利です。また、メールで招待をクリックすれば各メールアカウントから招待メールを送信することが可能です。

ミーティングに参加する

ブラウザから招待用のURLにアクセスすれば、開催されているミーティングに参加できます。ミーティングの参加者は、サインアップを行わなくてもZoomミーティングに参加することができます。
URLを開くとブラウザから、アプリの起動を促すポップアップが表示されます。「zoom.us.app」をクリックしてアプリに移行し、ミーティングに参加します。

Zoom有料版プラン

Zoomには、小規模チーム向け・中小企業向け・大企業向けの有料プランが用意されています。各Zoomミーティングプランでは、それぞれ低コストで様々な役立つ機能が利用できるようになります。

レワークで役立つビデオ会議「Zoom(ズーム)」についてご紹介しました。
無料で利用できる基本機能から、様々な共有機能までもがついているZoom。これからも使用する機会が多くありそうですが、現在たくさんの世界中のユーザーが安心して利用できるように、セキュリテイー強化を実施しています。Zoomの利用シーンはビジネス現場に留まらず、教育や医療まで幅広くあるので、一日も早く安全安心のシステムが実現すると良いですね。